الجزء الثاني : إدارة النقد لدى البنوك

 

 

الهدف :

يهدف هذا الجزء إلى شرح سياسات و إجراءات التعامل مع صندوق المصاريف النثرية و حسابات البنوك في الهيئة.  إتباع هذه السياسات و الإجراءات هي لضمان أن أرصدة النقد في الصندوق و حسابات البنوك و جميع المعاملات الحسابية معها تتم وفق الأسس و المعايير الهادفة لوجود صلاحيات إدارية و مالية، و ضمان سلامة الموجودات و البيانات، بالإضافة إلى التأكيد أن التبويب و التصنيف و استخراج البيانات المالية يتم بالشكل الصحيح . إن تطبيق هذه السياسات و الإجراءات سوف تضمن وجود إجراءات ضبط داخلي بهدف ضمان استخدام النقد في الهيئة بشكل متوافق مع أهدافها و نشاطاتها .

سياسات و إجراءات النقد لدى البنوك :

الأشخاص المخولون بالتوقيع :

1.     يتوجب توقيع مفوضين اثنين أو ثلاثة على أي شيك أو حوالة مالية من الهيئة وفقاً لحدود الصلاحيات المعتمدة في الهيئة على أن يتم تحديد المفوضين بالتوقيع من قبل أعلى هيئة بالمؤسسة.

2.     صلاحية التحويل من حساب بنكي إلى آخر خاص بالهيئة يتم تفويضها إلى مدير الهيئة مع مسؤولي الحسابات.

3.     يتم إعلام البنوك في نفس اليوم على أي تعديل يحصل على الأشخاص المخولين بالتوقيع و حدود صلاحيات التوقيع لكل فئة من التواقيع، و نماذج على التواقيع الجديدة .

4.     يتم الاحتفاظ لدى مسؤول الحسابات بقائمة مصدقة تحتوي على أسماء الأشخاص المخولين بالتوقيع و نموذج توقيع كل منهم .

5.     يتم ربط المبالغ الزائدة عن احتياج الهيئة الشهري في حسابات ودائع مربوطة لأجل و لدى البنك .

فتح حساب بنكي جديد :

1.     كافة حسابات الهيئة يجب أن تكون تحت اسمها الرسمي، تورد جميع أموال الهيئة إلى هذه الحسابات الخاصة .

2.     يتم فتح حسابات بنكية خاصة جديدة بناءً على احتياجات الهيئة و ضمان الحصول على أفضل الشروط و ذلك بتوصية مسؤول الحسابات و موافقة المدير العام، عادة تفتح الحسابات الجديدة لأغراض إيداع منح خاصة بمشاريع معينة فيها، و لضمان عدم اختلاطها بأموال المشاريع الأخرى.

3.     يحبذ عدم كشف الحسابات البنكية للهيئة إلا في حالات الضرورة القصوى، و بموافقة مسبقة من المدير العام .

4.     على مسؤول الحسابات متابعة ترتيب الحسابات البنكية. بما في ذلك العمل على تغطية أي حسابات مكشوفة من حساب بنكي آخر غير مقيد لمشروع محدد .

 

إغلاق حساب بنكي :

1.     يتم إغلاق أي حساب بنكي إذا كان رصيده صفر أو لا يوجد عليه حركة لمدة تزيد على ثلاثة أشهر أو بعد انتهاء عقد المنحة إذا كان الحساب خاصاً بمنحة محددة، إلا إذا كانت هنالك مبررات كافية لإبقاء هذا الحسـاب مفتوحـاً .

2.     عملية إغلاق حساب بنكي تكون مبنية على توصية مسؤول الحسابات و بموافقة المدير العام .  يتم توثيق موافقة المدير العام على إغلاق حساب بنكي من خلال التوقيع على رسالة تطلب من البنك إغلاق الحساب .

3.     على مسؤول الحسابات تسليم جميع الشيكات غير المستعملة الخاصة بالحساب المراد إغلاقه إلى البنك في تاريخ إغلاق الحساب مع توثيق ذلك .

تعليمات المقبوضات النقدية :

1.     يتم قبض أي أموال ( نقدا، شيكات أو حوالات ) بموجب سندات قبض أصولية متسلسلة الأرقام.

2.     يتم إيداع جميع المقبوضات المستلمة في حساب الهيئة في البنوك في نفس اليوم .

3.     يتم الاحتفاظ بدفاتر سندات القبض المتسلسلة غير المستعملة لدى مسؤول الحسابات، و يتم إعطاء دفتر سندات قبض واحد للشخص الذي يفوضه المدير العام في عملية القبض النقدي من نشاطات الهيئة، إذا وجدت ضرورة لذلك .

الدفع النقدي بالشيكات و إجراءات توقيع الشيكات :

1.      يتم دفع أي مبلغ يزيد عن 20 دولار أمريكياً بشيك أو حوالة بنكية إلى حساب المستفيد، مع مراعاة ما جاء في البنود أعلاه .

2.      يتم تحضير الشيك من قبل مسؤول الحسابات، بعد استكمال كافة الإجراءات و توفير جميع الوثائق المطلوبة وفقاً للتشريعات المرعية و يكون الشيك محدداً لحساب المستفيد الأول .

3.      يتم استخدام دفاتر شيكات تتكون من نسختين و تحتوي على سند صرف لذلك للاحتفاظ بنسخة عن الشيك لدى مسؤول الحسابات .

4.      يتم توقيع الشيك أو/ و سند الصرف أولاً من قبل مسؤول الحسابات بعد تحقيق كافة الوثائق المعززة و توقيعها، و التأكد أنه تم إتباع تعليمات المؤسسة في عملية الشراء أو تقديم الخدمة التي سيتم دفعها بهذا الشيك .

5.      بعد توقيع الشيك و الوثائق المتعلقة به من قبل مسؤول الحسابات، يرسل الشيك و تلك الوثائق إلى الشخص و الأشخاص الآخرين المخولين بالتوقيع وفقاً للتعليمات .

6.      قبل التوقيع على الشيك يتم مراجعة الوثائق المعززة للشيك و التأكد أنها تمت وفقاً لتعليمات المؤسسة و أنها موقعة من قبل الأشخاص المخولين لذلك .

وقف صرف الشيك :

من الممكن إصدار قرار بتوقيف صرف شيك، في حالة وجود طلب إيقاف خطي من المستفيد من الشيك في حالة فقدانه أو تلفه.  يتم إصدار شيك جديد بعد فترة شهر من الحصول على تعزيز من البنك خاص بعملية الإيقاف .

تعليمات السلف :

1.      يتم إعطاء سلفة لأي موظف من موظفي الهيئة و ذلك لتغطية مصاريف محددة سوف يدفعها الموظف خلال السفر أو التنقل لأغراض عمل يخص الهيئة .

2.      تكون حدود صلاحيات الموافقة على إعطاء السلف للموظفين وفقاً لحدود صلاحيات المشتريات المبينة في هذه التعليمات .

3.      يوقع الموظف الذي يستلم هذه السلفة في حساب خاص و تعتبر كذمة لحدود صلاحيات المشتريات المبينة هذه التعليمات .

4.      على الموظف الذي يحصل على سلفة أن يقدم كشف بالمصاريف الفعلية التي أنفقها من السلفة معززاً بالمستندات الرسمية .

5.      يتم اعتماد هذه المصاريف من المستوى الإداري المناسب في الهيئة وفقاً لحدود صلاحيات المشتريات و يتم تسوية حساب السلفة مع الموظف بعد اعتماد تلك المصاريف .

سلف أخرى :

  1. لا يجوز إعطاء أي موظف سلفة شخصية من صندوق الهيئة .
  2. يجوز إعطاء الموظف المسئول عن المشتريات النثرية مبلغ تحت الحساب للقيام بمشتريات تخص الهيئة من صندوق المصاريف النثرية بعد توقيع المستلم على مستند خاص بذلك، يتم تسويته بعد إتمام عملية الشراء و تسليم الفواتير و الوثائق المعززة لعملية الشراء .
  3. يتم إتباع نفس تعليمات صندوق المصاريف النثرية في عملية الدفع النقدي الخاص بالسلفة المبينة أعلاه .

الأمانات و التأمينات :

  1. تمثـل الأمانات مبالغ مقبوضة أو متقطعة كوديعة تحفظ لحساب مستحقيها لصرفها على نشاط معين أو غاية محددة .
  2. تمثل التأمينات مبالغ يدفعها أشخاص أو مؤسسات للهيئة لضمان حقوق الهيئة بذمة الغير و هي تخضع في قبضتها و صرفها للأحكام المحددة في هذه التعليمات .

نظام إعداد التسويات البنكية :

  1. يتـم استخدام نموذج محــدد لإعـداد التسـويات البنكية بحيث يحتوي على اسم و عنوان البنك و رقم الحساب .
  2. يتم تحضير تسويات بنكية لكل حساب من حسابات البنوك الخاصة بالهيئة من قبل مسؤول الحسابات
  3. يتم تحضير التسويات البنكية على الأقل مرة بالشهر خلال عشرة أيام من انتهاء الشهر .
  4. في حالة الحسابات البنكية التي تزيد عدد الحركات الأسبوعية عليها عن 40 حركة أسبوعياً يتم إعداد تسويات بنكية أسبوعياً لتلك الحسابات .
  5. يتم مراجعة و توقيع جميع التسويات البنكية من قبل المدير العام .
  6. في حالة وجود مبالغ عالقة في التسويات البنكية لفترة تزيد عن شهر، يتم متابعة هذه المبالغ من قبل مسؤول الحسابات لاتخاذ الإجراءات اللازمة لتحديد سبب ذلك. في حالة بقاء المبالغ عالقة لفترة تزيد عن لاثة أشهر، يتم إبلاغ المدير العام لاتخاذ الإجراءات الضرورية .

فهرس الموضوعات

3 تعليقات to “الجزء الثاني : إدارة النقد لدى البنوك”

  1. بشرى Says:

    شكرا جزيرا ولكن كيف يمكن الحول على هذه المدونة كاملة

  2. sqarra Says:

    الاخ /ت بشرى
    السلام عليكم
    شكرا على المرور على مدونتي وبعد ان تحصل على المدونة كاملة لن نراك على صفحاتها اتمنى ان تمر علينا كل يوم بتعليقاتك الجميلة
    مع التحية

  3. د.خلف عبدالله سليمان الوردات Says:

    إدارة النقد
    الغاية من إدارة النقد هي أحكام الرقابة على الموجود منه لدى الدائرة، وتخطيط الاحتياجات المستقبلية منه ضمانا لوجوده عند الحاجة إليه، وضمانا لكفاءة استخدامه بشكل يوازن بين هدفي الكفاءة والسيولة؛ ويقصد بالنقد، لأغراض التخطيط المالي، بأنه النقد بصورته القانونية، والأرصدة لدى البنوك، وشبه النقد كالودائع المربوطة والأوراق المالية القابلة للتسييل السريع .
    أسباب الاحتفاظ بالنقد :
    حدد الاقتصادي جون كينز JOHN M. KEYNES ثلاثة حوافز (MOTIVES)رئيسية لاحتفاظ الوحدة الاقتصادية بالنقد هي :
    1- حافز العمليات (TRANSACTION MOTIVE):
    المقصود بالنقد لهذه الغاية، هو ما تحتفظ به الدائرة من نقد لمواجهة احتياجات عملياتها العادية، مثل دفع ثمن المشتريات وأجور العاملين . هذا ويتوقف حجم النقد المحتفظ به لهذه الغاية على حجم الدائرة والمدى الزمني بين مواعيد دخول النقد الى الدائرة ومواعيد خروجه منها، ومدى الاستقرار في تدفقاته النقدية .
    وقد يكون في مستطاع بعض المؤسسات تقليل النقد المحتفظ به لغايات العمليات من خلال تقليص المدى الزمني بين دخول النقد وخروجه، ومن خلال الدقة في التزامن بين النقد الداخل إليها والخارج منها، وخاصة في المؤسسات التي تتصف تدفقاتها النقدية بالاستقرار، مثل شركتي الكهرباء والتلفونات . وأما الحالات التي يتصف فيها التدفق النقدي بعدم الاستقرار كتجارة الكهربائيات والسلع الكمالية، فان الاحتياجات النقدية للعمليات تكون مرتفعة بسبب الذبذبات الكبيرة المتوقعة وغير المتوقعة في النقد الداخل.

    2- حافز الاحتياط (PRECAUTIONARY MOTIVE):
    المقصود بالنقد لهذه الغاية هو ما تحتفظ به الدائرة لمواجهة ظروف غير عادية، وغالبا ما يكون النقد المحتفظ به لهذه الغاية على شكل ودائع مربوطة أو أوراق مالية سريعة التسييل لتقليل فرص الربح الضائعة، ويحدد مقدار النقد اللازم لهذه الغاية في ضؤ دقة انتظام التدفق النقدي للمؤسسة المعنية . فإذا كانت التدفقات النقدية منتظمة، يمكن الاحتفاظ باحتياطي منخفض، وإذا كان العكس يجب الاحتفاظ باحتياطي نقدي عال.
    وهناك عامل آخر يلعب دورا في تحديد النقد المحتفظ به لهذه الغاية، وهو قدرة الدائرة على الاقتراض عندما تنشأ الحاجة لذلك خلال فترة قصيرة جدا، وكذلك السقوف غير المستعملة من تسهيلاتها، وهذا يتوقف على وضع الدائرة المالي وعلى علاقاتها مع البنوك والمؤسسات المالية.

    3- حافز المضاربة (SPECULATIVE MOTIVE):
    أهم موجب لذلك هو توفير القدرة على اغتنام فرص الربح الممكن إذا طرأت فجأة، ومثل هذه الغاية غير ذات أهمية بالنسبة لكثير من المؤسسات التي لا تهتم بمثل هذه الأعمال، ذلك أن تركيزها دائما موجه نحو نشاطها الأساسي، إلا أنها قوية لدى الأفراد الذين يبحثون دائما عن فرص الاستثمار المربحة .

    مزايا الحجم المناسب من النقد :
    الى جانب الحوافز الثلاثة للاحتفاظ بالنقد، فان الإدارة السليمة لرأس المال العامل تتطلب أيضا الاحتفاظ بكمية مناسبة منه لتحقيق مجموعة من المزايا المحددة منها:
    1- إمكانية حصول الدائرة على خصومات تجارية عند شراء السلع التي تتعامل بها، وذلك اما نتيجة للدفع النقدي أو للدفع خلال المدة المسموح بها للحصول على الخصم .
    2- تحسن المركز الائتماني للمؤسسة من خلال إظهار نسب سيولة جيدة مقاربة للنسب السائدة في الصناعة التي تنتمي إليها .
    3- تحسين فرصة الاستفادة من ظروف العمل المواتية ومن الفرص التي تمر بالدائرة من وقت لآخر .
    4- إمكانية مقابلة الطوارئ كالحريق ومشكلات التسويق والتوسع السريع .
    أهداف إدارة النقد :
    الهدف الرئيسي لادارة النقد هو تقليل مخاطر السيولة على الدائرة، ويمكن تفصيل هذا الهدف على النحو التالي :
    1- مواجهة الاحتياجات النقدية (MEETING CASH NEES):
    ويتم ذلك من خلال :
    أ‌- أعداد التنبؤات للتدفقات النقدية الداخلة والخارجة .
    ب‌- توفير التمويل للاحتياجات المتوقعة وغير المتوقعة .
    2- تقليل الاحتياجات النقدية(MINIMIZING CASH NEEDS):
    ويتم ذلك من خلال ما يلي :
    أ‌- تقليل تسرب النقد من الدائرة .
    ب‌- الإسراع في تحصيل ديون الدائرة .
    ج- التأخير في دفع المستحقات على الدائرة الى أقصى حد ممكن مسموح به من قبل الدائنين دونما إضرار بسمعة الدائرة الائتمانية .
    3- تقليل كلفة النقد(MINIMIZING CASH COST):
    ويتم ذلك من خلال ما يلي :
    أ‌- تقليل الحاجة الى النقد .
    ب‌-الاقتراض بأفضل الشروط الممكنة .
    ج- البحث عن أفضل الفرص لاستثمار الفوائض النقدية .
    4- تفادي الخسائر التي قد تنجم عن الدخول أو الالتزامات بالعملة الأجنبية التي قد تنتج عن التغير في أسعار الصرف .
    تحديد الحجم المناسب للنقد :
    يتأثر حجم النقد الذي تحتفظ به الدائرة بمجموعة من العوامل، وفيما يلي إشارة سريعة الى أهم هذه العوامل :
    1- الانحرافات المتوقعة في التدفقات النقدية :
    والأداة الرئيسية التي تساعد المؤسسات في تقدير حجم ومواعيد هذه الانحرافات هي الميزانية النقدية التقديرية . ولتكون هذه الأداة فعالة في تحقيق هذه الغاية، يجب أن تنظم بشكل تعكس فيه موسمية النشاط وذروته، كما سبق أن قلنا عندما تحدثنا عن التدفق النقدي .
    2- الانحرافات غير المتوقعة في التدفقات النقدية :
    المقصود بذلك تلك الانحرافات الممكن أن تنشأ نتيجة لعوامل طارئة وغير متوقعة مثل الحريق والحروب والكوارث الطبيعية . وقد يكون من الصعب الاحتياط لمثل هذه الأمور خاصة إذا ما كانت نتائجها على الدائرة كبيرة، إذ يستحيل من الناحية العملية الاحتفاظ باحتياطي نقدي لاعادة بناء الدائرة إذا ما دمرها حريق، ولكن الاحتياط المناسب لهذه الغاية فحسب هو التأمين ضد مثل هذه المخاطر .
    3- مدى توافر مصادر أخرى للأموال :
    يتأثر حجم الرصيد النقدي الذي يتوجب الاحتفاظ به بمدى توافر مصادر خارجية أخرى يمكن أن تمد المشروع بالاحتياجات النقدية الطارئة، إذ تتدنى هذه الاحتياجات عندما تتوافر مثل هذه المصادر، والعكس صحيح . ومن المصادر التي يمكن تدبير تمويل طارئ منها :
    أ‌- أصحاب المشروع إذا توافرت لديهم الموارد الكافية .
    ب‌- البنوك إذا كانت الدائرة تتمتع بمركز ائتماني جيد وعلاقات جيدة معها .
    ج‌- الموردون، وذلك إذا كانت الدائرة تتمتع بمركز ائتماني جيد وعلاقات جيدة معهم أيضا .
    وبالإضافة لتلك المصادر، يمكن للمؤسسة أن تلجأ الى تحويل الذمم المطلوبة لها الى أوراق قبض، وتقوم بخصمها أو تلجأ الى بيع الأوراق المالية أو تقوم ببيع بعض أصولها الثابتة وتعيد استئجارها .
    4- التغير التكنولوجي :
    يتطلب مثل هذا التغير زيادة الأرصدة النقدية لمواجهة الاستثمارات المستمرة في موجودات الدائرة الآلية .
    5- الالتزامات التعاقدية لتسديد الالتزامات :
    يرتفع النقد لدى الدائرة مع اقتراب مواعيد هذه الالتزامات وينخفض بعدها مباشرة .
    6- مدى كفاية الإدارة النقدية للمؤسسة :
    تتمكن الإدارة ذات الكفاءة العالية من العيش مع كمية أقل من النقد .
    7- العلاقة مع البنوك :
    يتأثر هذا العنصر بعاملين :
    الأول : مرتبط بالبنك نفسه .
    الثاني : مرتبط بالدائرة نفسها .
    وبالنسبة للعنصر المرتبط بالبنك، فان ذلك يمكن في قدرته على تقديم التمويل الكافي لاحتياجات الدائرة، إذ تحدد هذه القدرة بناء على إمكانياته، وعلى كمية التسهيلات للمؤسسة، وعلى حجم البنك ورأسماله وقدرة إدارته وعلاقته مع الدائرة والسياسات النقدية .
    أما فيما يتعلق بالعنصر المرتبط بالدائرة نفسها، فان إمكانية حصولها على ائتمان مصرفي يتوقف على سلامة مركزها الائتماني ومدى علاقتها السابقة مع البنك .
    8- الموسمية والدورات التجارية .
    9- سياسة تخزين البضائع .
    10- سياسة البيع والتحصيل .
    11- استعمال الاستئجار أو الشراء النقدي لحيازة الأصول .
    إدارة التحصيلات والمدفوعات النقدية :
    الهدف الرئيسي لادارة النقد في الدائرة هو الإسراع في تحصيل الديون من المدينين وتقليص الفارق الزمني بين استلام أدوات الدفع ( شيكات، حوالات 000) وتحصيل قيمة هذه الأدوات نقدا؛ وفي المقابل، فان الغاية من إدارة المدفوعات النقدية هو إبطاء المدفوعات للدائنين وتطويل مدتها لابقاء الأموال في حسابات الدائرة لأطول فترة ممكنة .
    إذن تتركز إدارة النقد على تعريف واستعمال الأساليب الهادفة الى :
    1- تسريع التحصيل .
    2- إبطاء المدفوعات .
    وقبل تناول هذين الموضوعين، لا بد من الإشارة الى العائم (FLOAT)، لان السياسات المعدة لرقابة المدفوعات والمقبوضات تصمم على أساس الاستفادة من العائم الموجود في أنظمة المدفوعات والمقبوضات . ويقصد بالعائم الفرق بين رصيد الدائرة الفعلي في البنك وبين رصيدها كما هو في دفاترها بتاريخ معين، وينتج هذا الفرق عادة عن الفارق الزمني بين إصدار الشيكات على الحساب وبين قيدها على حساب الدائرة في البنك .
    أولا : تسريع التحصيل : ويتم ذلك بالعمل على تقصير المدة التي يمكن من خلالها تحصيل ديون الدائرة على الآخرين . ويساعد على ذلك اتباع إحدى أو جميع الوسائل التالية :
    1- احتفاظ الدائرة بحسابات بنكية في المراكز الجغرافية المختلفة، ثم الطلب من المدينين إيداع الشيكات المدفوعة من قبلهم تسديدا للمؤسسة في أحد هذه الحسابات. وفي مثل هذه الحالة تكون البنوك مزودة بتعليمات بتحويل الرصيد النقدي لدى كل منها الى حساب مركزي لدى بنك معين عندما يصل رصيد الحساب الى مبلغ محدد، ويكون التحويل عادة باستعمال أسرع وسائل الاتصال .
    2- استخدام طريقة الصندوق المقفل (LOCK BOX SYSTEM)، حيث تلجأ بعض المؤسسات التي تبيع في مناطق جغرافية متباعدة الى اختيار مناطق معينة تستأجر فيها صناديق بريدية، وتطلب الى المدينين إرسال شيكاتهم الى هذه الصناديق؛ وفي نفس الوقت تتفق مع بنوك في المنطقة لتتولى عملية فتح هذه الصناديق يوميا، وأخذ الشيكات وإيداعها في حساب الدائرة لدى كل منها اختصارا لوقت إرسال الشيك بالبريد من قبل المدين المقيم في المنطقة الى الدائن المقيم في منطقة أخرى، وكذلك للوقت الذي سيحتاجه إرسال الشيك للتحصيل من قبل الدائن الى مكان إقامة المدين .
    3- استعمال الأساليب المباشرة في تحصيل الأموال وإيداعها بالحساب، كأن يعين شخص يتولى الاتصال المباشر بالمدينين للتحصيل . هذا ويمكن توضيح أسلوب تسريع التحصيل لتقصير المدة التي يمكن من خلالها تحصيل ديون الدائرة على الآخرين.

أضف تعليقاً

إملأ الحقول أدناه بالمعلومات المناسبة أو إضغط على إحدى الأيقونات لتسجيل الدخول:

WordPress.com Logo

أنت تعلق بإستخدام حساب WordPress.com. تسجيل خروج   / تغيير )

صورة تويتر

أنت تعلق بإستخدام حساب Twitter. تسجيل خروج   / تغيير )

Facebook photo

أنت تعلق بإستخدام حساب Facebook. تسجيل خروج   / تغيير )

Google+ photo

أنت تعلق بإستخدام حساب Google+. تسجيل خروج   / تغيير )

Connecting to %s


%d مدونون معجبون بهذه: