الجزء التاسع : إدارة المشتريات

 

الهدف :

 

يهدف هذا الجزء إلى شرح الأسس و القواعد الخاصة بالتعامل مع جميع مشتريات البضائع و الخدمات في الهيئة .

 

وصف السياسات العامة

 

صلاحيات الشراء :

 

يتم الموافقة على أي عملية شراء مسبقاً ضمن حدود الصرحيات التي تحدد الهيئة.

 

سياسة الحصول على عروض أسعار المشتريات :

 

يتم الحصول على عروض أسعار لجميع المشتريات التي تزيد تكلفتها عن 300 دولار أمريكي.  يتم الحصول على عروض الأسعار وفقاً للقيمة المتوقعة للمشتريات كما يلي : –

 

  1. من 1 – 60 دولار الأمريكي بدون عروض أسعار وفقاً لإجراءات صندوق المصاريف النثرية .
  2. من 61 – 300 دولار الأمريكي يتم الشراء من الموردين المعتمدين بمصادقة مسؤول الحسابات ما عدما ذلك يتم الحصول على 3 عروض أسعار .
  3. من 301 – 500 دولار الأمريكي  3 عروض أسعار عن طريق الفاكس أو البريد عن طريق مسؤول الحسابات و مسؤول الدائرة المعنية .
  4. أعلى من 500 دولار الأمريكي طرح عطاء رسمي عن طريق وسائل الإعلام.  مراجعة مستندات العطاء و اختيار المورد يتم من قبل لجنة المشتريات تحدد الهيئة .

 

سجل الموردين :

 

لدى مسؤول الحسابات يتم الاحتفاظ بسجل يتضمن أسماء موردين معتمدين من قبل إدارة الهيئة يتم الاتصال بهم في حالة إجراء عمليات الشراء. يتم اعتماد هذا السجل من قبل المدير العام و لمسئول الحسابات، و يتم تحديث السجل باستمرار لإضافة أو حذف أسماء الموردين .

 

لجنة المشتريات :

 

يتم تشكيل لجنة مشتريات بقرار من المدير العام. تتكون هذه اللجنة من ثلاثة أعضاء يكون المدير العام أو من يمثله أحد أعضائها. يتم تغيير أعضاء هذه اللجنة كل فترة ستة أشهر .

إجراءات المشتريات :

 

عملية الشراء :

 

  1. المشتريات الروتينية المتكررة التي لا تزيد قيمتها عن 20 دولار أمريكي، يتم شراؤها وفقاً لتعليمات صندوق مصاريف النثرية .
  2. يتم تحضير طلب شراء داخل (Purchase Request) لجميع المشتريات غير الروتينية و جميع المشتريات التي تزيد تكلفتها عن 20 دولار أمريكي.
  3. يتم تحضير طلب الشراء من قبل الشخص الذي يحتاج المشتريات و يتم اعتماد طلب الشراء من قبل المسؤول المباشر لهذا الشخص .
  4. يرسل طلب المشتريات إلى مسؤول الحسابات للتأكد من ودود موازنة في الهيئة للمشتريات المطلوبة
  5. يتم اعتماد طلب الشراء وفقاً لجدول صلاحيات المشتريات .
  6. يتم تحديد مواصفات المواد أو الخدمة المنوي شرائها من قبل رئيس الدائرة الذي يحتاج للمشتريات، أو من قبل لجنة مختصة للأمور التي تحتاج إلى خبرات خاصة .
  7. بعد اكتمال الإجراءات اللازمة الاعتماد طلب الشراء يتم تحضير طلب عروض أسعار .
  8. تتم عملية طلب أسعار، استلام العروض، فتحها، دراستها اختيار المورد و توثيق ذلك، وفقاً لسياسة الحصول على عروض أسعار و اعتماد ذلك وفقاً لدول صلاحيات الشراء .
  9. يتم تحضير أمر شراء (Purchase Order)، و إرسال أمر الشراء إلى المورد الذي تم اعتماده. يجب أن يحتوي أمر الشراء على كمية و نوع و مواصفات المشتريات، مع جدول زمني لتوريد المواد أو تقديم الخدمات إلى الهيئة .
  10. يتكون طلب الشراء من ثلاثة نسخ، نسخة إلى المورد و نسخة إلى الجهة أو الشخص المسؤول عن استلام المشتريات و نسخة إلى مسؤول الحسابات .
  11. يتم اعتماد اتفاقية مع المورد لجميع المشتريات التي تكون عالية. تشمل هذه الاتفاقية كافة المواصفات و الشروط التي تضمن حق الهيئة في الحصول على المواد أو الخدمات بأفضل جودة و وفقاً لجدول زمني محدد .
  12. المعلومات الأساسية التي يتضمنها أمر الشراء : –

 

  1.  
    • رقم أمر الشراء و تاريخه .
    • اسم المشروع الذي تخصه المشتريات .
    • نوع السلعة / الخدمة .
    • السعر و الجدول الزمني للدفع .
    • الكمية المطلوبة.
    • اسم القسم / الدائرة .
    • تاريخ الطلب و التاريخ المطلوب لوصول المشتريات.
    • توقيع المفوضين بالتوقيع وفق لجدول صلاحيات الشراء.
  2. يتم توقيع اتفاقيات لفترة زمنية محددة مع الجهات التي تقدم خدمات مستمرة للهيئة، و ذلك لتحديد أسعار و مواصفات الخدمات و التأكد من الحصول على أفضل الأسعار.

 

استلام المشتريات :

 

  1. يتم إستلام المشتريات من قبل لجنة تتكون على الأقل من شخصين .
  2. يتم تزويد اللجنة المسؤولة عن استلام المشتريات بنسخة من أمر الشراء و قرار الإحالة .
  3. عند استلام المشتريات يتم مقارنتها مع قرار الإحالة، و مع أمر الشراء أو طلب الشراء الرسمي و فاتورة المورد، من حيث الكمية، النوعية، السعر و تاريخ التسليم. و يتم توثيق هذه العملية بموجب ضبط استلام يوقع من لجنة الاستلام .
  4. عند استلام المشتريات يجب أن تكون مرفقة بالفاتورة الضريبية للمورد ( أو شهادة إرسال تتبع فيما بعد بفاتورة ضريبية ) يتم توثيق رقم أمر الشراء على الفاتورة الضريبية.
  5. يتم توقيع أو ختم فاتورة المرود من قبل اللجنة التي استلمت المشتريات أو تلقت الخدمة، و ذلك للتأكد أن عملية الاستلام تمت وفقاً للأصول و التشريعات المرعية .
  6. إدا كانت المشتريات عبارة عن تقديم خدمات لفترة زمنية تزيد عن شهر، يتم تقييم الخدمات المقدمة بشكل دوري و عند انتهاء فترة العقد، من حيث النوعية وفقاً للاتفاق الموقع، و كذلك يتم تحضير تقرير من قبل مقدم الخدمة لإعطاء ملخص عن الخدمات المقدمة للهيئة و تفاصيل تكاليف الخدمات
  7. في نهاية مدة عقد هذه الخدمات، تقوم لجنة مختصة مكونة من ثلاثة أشخاص على الأقل تحددها لجنة المشتريات، من بينه رئيس الدائرة المعنية بمعاينة الوضع و تقديم الخدمات المقدمة و مقارنتها لشروط ومواصفات العقد مع مقدم الخدمات، و بناء على ذلك يتم تحضير سند استلام / تقييم، و توقيعه من أعضاء تلك اللجنة .
  8. عند استلام فواتير الخدمات العادية مثل فواتير الهاتف، يتم مقارنة تلك الفواتير مع فواتير الشهر السابقة من قبل مسؤول الحسابات و توثيق أي لاختلافات جوهرية إن وجدت .
  9. بعد استلام المشتريات من قبل اللجنة المسؤولة عن الاستلام، يتم تنظيم مستند إدخال لها أو تسليمها إلى الدائرة المعنية بعد توقيع مسؤول الدائرة على الاستلام و سند الإدخال .
  10. في حالة أن المشتريات المستلمة سيتم استهلاكها أو توزيعها خلال فترة زمنية تزيد عن أسبوعين و تزيد تكلفتها عن 50 دولار أمريكي، يتم الاحتفاظ بهذه المشتريات و تسجيلها وفقاً لتعليمات المخزون المبينة في أعلاه. و ينطبق على ذلك أيضاً، أية مشتريات أو مطبوعات يتم القيام بها بهدف البيع .

 

إرجاع المشتريات :

 

عند معاينة المشتريات المستلمة، و إذا تبين بأن تلك المشتريات أو جزء منها غير مطابقة لشروط الاتفاقية مع المورد ( العقد، عرض الأسعار، أمر الشراء أو قرار الإحالة ) يتم رفض استلام تلك المشتريات و إرجاعها إلى المورد مع بيان أسباب الرفض .

8 تعليقات to “الجزء التاسع : إدارة المشتريات”

  1. محمد سعد الدين محمود Says:

    هذا الشرح ممتاز لكن ينقصة صور لنماذج لكل مستند مع مثال عملي محلول في هذه النماذج

  2. رباء عبدالكريم Says:

    قد عملت مع بعض المؤسسات ، و لو اني قرأت هذا منذ البداية لكنت قد قدمت الشي الكثير لهم

    اعتقد بالرغم من اهمية ما مذكور في المقالة ، لكن لابد من بعض التحديث عليه من فترة لاخرى

    شكراً للمجهود

    المهندس رباء عبدالكريم

  3. Khalid Makki Says:

    بحث اجراءات المشتريات جيد , ولكنه لم يفرق بين المشرتريات في المشروعات الصغيرة والمشتريات في المشروعات الكبيرة . ولكن المقال جيد بشكل عام .

  4. zuher Says:

    بعد التحية ،،،
    ارى ان في ذلك شرح سريع لعملية الشراء ، اذ ينقص الكثير عن تلك العملية ، حيث انه لم يشرح كيف يتم تشكيل لجنة فض ودراسة عروض الاسعار ، وكيفية المقارنة بين الاسعار المقدمة من الموردين ، كما انه لم يبين وجوب ان تكون الجهة الفنية احد اعضاء لجنة الاستلام للبضائع ، وان هناك اخطاء املائية في الشرح .
    وشكرا ايضا لشرحكم .

  5. noor Says:

    شكرا على المعلومات القية

  6. Ezzdin Tawil Says:

    أنني بصدد إعداد إعداد مشروع لإنشاء لجنة مشتريات ولكن ما تدوينه في هذا المقال لم أتحصل منه الكثير ، ,ان بعض من النقاط تدخلت فيه المشتريات مع الخدمات ولآ أعتقد أن ما يتم شرواءه وتوريده للمخازن ، كما هو ما يتم التعاقد عليه من تقديم خدمات مستديمة أو مؤقتة فيه فرق بينهم ، وفقكم الله وشكرا

  7. khaled Says:

    الحقيقة أن الشرح جميل ، ومن الإمكان التكملة عليه ، حتى يصبح متكامل ومن الممكن التعاون فيما بننا ونبادل الخبرة فى هذا المجال لآهميتة ، وسأبداء أنا من هنا لتكملة المقال من وجهة نظرى لعملى فى بنك :

    أولا : وحدة عمليات المشتريات
    ________________________________________
    وهى الوحدة الرئيسية التنفيذية المختصة بتنفيذ كافة العمليات الخاصة بالشراء الخاصة بتلبية كافة إحتياجات البنك ، وفى هذا السياق فأن الدور الرئيسى لوحدة المشتريات يتمثل فى الأتى :
    •شراء السلع والخدمات التى تحتاجها قطاعات وإدارات وفروع البنك .
    •إستخدام أفضل الطرق وأساليب الشراء للحصول على السلع والخدمات التى تطلبها قطاعات وإدارات البنك وفروعها بأفضل الأسعار فى ضوء لائحة أحكام وشروط المناقصات والمزايدات .
    •الإلمام بأحدث التطورات فى مجال الشراء ، والأسعار ، و ظروف السوق .

    الاهداف
    •تلبية احتياجات البنك فى التوقيتات المناسبة لها عن طريق إعداد خطة مشتريات تقديرية مستقبلية سنوية ، بناءاً على دراسة خطط البنك فى التوسع أو التطوير أو تحديث الفروع أو المركز الرئيسى .
    •التعريف بالسياسات التى تحكم كافة أوجه عمليات وطرق الشراء المناسبة بالبنك .
    •تجهيز وتثبيت قاعدة وأساس ومعيار للمراقب الداخلى لتقييم مدى الإلتزام بسياسات وإجراءات عمليات الشراء فى البنك .

    تعريفات :
    العطاء : العرض المالى والفنى المقدم إلى لجنة المناقصات المختصة لإستجابة لدعوة منها .
    المناقصة : مجموعة من الإجراءات الفنية والإدارية والقانونية التى يتخذها البنك بهدف الوصول إلى أنسب العطاءات .
    المناقصة العامة : طريقة من طرق الشراء التى تمثل مجموعة الإجراءات التى يتم فيها فتح باب المنافسة أمام مجموعة كبيرة من المتناقصين المؤهلين ، بقصد الوصول إلي المتناقص الذي يتقدم بأصلح عطاء لتوريد أصناف أو أداء خدمات ويكون الإعلان عن المناقصة العامة بالنشر في صفحتين يوميتين أو أكثر حسب أهميتها .
    المناقصة المحدودة : هى تلك العملية التى يتم فيها حصر التنافس بين عدد محدود من الموردين أو المقاولين ، لا يقل عددهم عن ثلاثة ، وتسرى عليهم كافة أحكام وشروط المناقصة العامة عدا النشر فى وسائل الإعلام .
    الممارسة : هو التفاوض مع عدد لا يقل عن أثنين من الموردين أو المقاولين لإختيار أفضل العروض بأفضل المواصفات وبأقل الأسعار ، حتى يتم التعاقد فى ضوء تلك المعايير .
    الشراء المباشر : هو الإتفاق المباشر بين البنك وبين أحد الموردين لشراء سلعة أو تقديم خدمة لا تتوافر إلا لدى هذا المورد / المقاول بعينة أو فى حالات الاستعجال الطارئة أو الظروف التي لا تحتمل إجراءات المناقصة أو الممارسة ، وبشرط أن يبين في المستندات الأسباب التي دعت إلى التعاقد بالطريق المباشر وان الأصناف أو الأعمال موافقة والأسعار مناسبة.
    المزايدة العامة : هى مجموعة من الإجراءات المعلن عنها وفقاً للأوضاع الموضحة بالقانون للوصول إلى أعلى الأسعار للأصناف المراد بيعها .
    المزايدة بالمظاريف المغلقة : هى مجموعة من الإجراءات المعلن عنها وفقاً للأوضاع المبينة باللائحة بقصد الوصول إلى أفضل الأسعار للأصناف المراد بيعها عن طريق مظاريف مغلقة وتتم بطريقة سرية .
    المزايدة بالممارسة: هو التفاوض مع عدد لا يقل عن أثنين المزايدين للتعرف على أسعارهم بهدف البيع بأعلى الأسعار للأصناف المراد بيعها.
    لجنة المواصفات والفحص : هى لجنة فنية من عدة كوادر ذات خبرة ، تقوم بوضع مواصفات تفصيلية وافية عن الاصناف أو العمليات المراد شراؤها تلبية لاحتياجات البنك ، وإثبات تلك المواصفات فى محضر موقع عليه من أعضاء اللجنة لتقديمه إلى وحدة المشتريات للاستدلال به فى شراء الصنف المطلوب ، كما أنها هى اللجنة التى تقوم بفحص الأصناف عند توريدها والموافقة عليها من عدمه للتأكد من مطابقتها للمواصفات المطلوبة .
    لجنة فتح المظاريف : هى لجنة مكونة من 3 أعضاء على الأقل أحداهما مدير إدارة الأعمال المساندة ، تقوم بفض مظاريف العطاءات المستلمة من الموردين أو المقاولين ، وتفريغ بيانات العروض المقدمة فى بيان تفريغ العطاءات بعد مراجعة كل عطاء حسابياً من كافة الوجوه ، وتسليم محضر فض المظاريف رفق العطاء إلى رئيس لجنة البت .
    لجنة البت : هى اللجنة التى تتولى فحص العطاءات المقدمة من كفايتها للشروط المعلنة ومطابقتها مع بيان تفريغ العطاءات وإختيار أفضل العروض المقدمة من الناحية الفنية ، ومن مطابقتها للمواصفات المحددة من لجنة المواصفات ، و أختيار أفضل الأسعار المقدمة ، كما يجب أن لا يقل عدد أعضائها عن خمسة أعضاء على الأقل .
    سجلات اللجان : هى سجلات مرقمة الصفحات تستخدم فى أثبات محتوى محاضر اجتماعات اللجان السابق ذكرها بكافة تفاصيلها ، وموقعة من كافة أعضاء اللجان المشكلة بما يفيد موافقتهم على ما جاء بتفاصيل المحاضر .
    أوامر التوريد : هو أمر التوريد المحرر من البنك والموجة إلى المورد أو المقاول الذى رسا عليه العطاء ، متضمنا بيانات العطاء وتاريخه ورقمه وتاريخ تسليمه ، والشروط الجزائية المترتبة على أى تأخير عن موعد التوريد المحدد بالأمر .
    سجل الموردين : هو سجل يدوى مرقم الصفحات أو ألى مؤمن ، يسجل به بيانات الموردين المسجلين بالبنك ( الأسم – نوع الأصناف المتعامل بها – رقم السجل التجارى – رقم البطاقة الضريبية – العنوان – التليفونات – سابقة الخبرة …….الخ ) ، على يتم تقسيمه و تصنيفه طبقاً لنوع السلعة أو الخدمة المقدمة ، و يستخدم فى اختيار الموردين الذين ييتم مخاطبتهم فى أى نوع من أنواع السلع او الخدمة المطلوبة حالة طلب البنك ذلك ، كما يجب أن يتم تصنيف وترتيب الموردين لنفس نوع السلعة أو الخدمة طبقاً للمعايير الموضوعة ( سابق الخبرة – الأداء – التوريد فى المواعيد المحددة – حجم عمليات الشركة فى السوق ….الخ ) لذلك إلى A/B/C داخل السجل .

  8. شاذلى محمد على Says:

    شرح مبسط وموفق ونود شرح كاملا مستوفيا برسم وخرائط بيانية

أضف تعليق

إملأ الحقول أدناه بالمعلومات المناسبة أو إضغط على إحدى الأيقونات لتسجيل الدخول:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. تسجيل خروج   / تغيير )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. تسجيل خروج   / تغيير )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. تسجيل خروج   / تغيير )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. تسجيل خروج   / تغيير )

Connecting to %s


تابع

Get every new post delivered to your Inbox.

Join 1,418 other followers

%d مدونون معجبون بهذه: